Mail footer 자동 삽입 기능

최근 많은 기업들에서는 자사 도메인 메일 주소로 많은 정보가 외부로 노출되거나, 부득이하게 기밀 문서등을 보내야 할 경우가 많아 지면서, 최소한의 안전 장치를 위해 외부 발송 메일에 자동적으로 법률적 문구가 삽입되도록 하는 추세입니다. 물론 일반적인 상황에서는 요식 행위로 보여 질 수 도 있지만, 법적인 문제로 발전하여, 증거로 채택이 되었을 때는 전혀 다른 상황이 연출 될 수 있습니다.

외부에서 법적인 Mail footer가 들어 있는 메일 내용을 무단 도용하거나, 법적인 증거로 제출할 때, 내용에 따라서는 메일을 받은 사람은 자동적으로 승인 또는 보안 서약서에 사인한것과 동일한 효과를 발생하게 됩니다. 이런 부분까지 감안한다면, 해당 기능을 활성화 하는게 그렇게 큰 문제는 아니라고 보여 집니다.

기능 활성화 방법.

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 워낙 많은 조건을 조합할 수 있는 항목이기때문에, 모든 조합 항목을 모두 설명하기에 너무 많은 시간이 필요한 관계로, 간단하게 어떻게 정책을 만들어서 적용 가능한지에 대해서만 언급하고 나머지 실제 상세 조합은 직접 테스트 해보시길 권장 드립니다.

왜냐하면, 모든 회사에서 정형화된 규칙을 사용하지 않을 뿐만 아니라, 특히 예외 사항 부분은 천차만별로 차이가 있는 관계로 각 업체 담당자 분들께서 잘 조합을 하셔서 회사에 최적화된 조건을 찾아보시기 바랍니다.

[그림1]

ESM 콘설을 열어서 허브 전송 부분 메뉴를 선택 해보시면 오른쪽에 다양한 메뉴가 나오는데, 여기에서 새 전송 규칙을 선택하시면 됩니다.

[그림2]

규칙 이름을 규정하는 화면 입니다. 다양한 규칙을 적용하고자 하신다면, 이름 명명을 조금은 신중하시길 권장 드립니다.

[그림3]

총 2단계 규칙과 1개의 예외 규칙 설정이 필요 합니다. [ 그림 3 ] 항목은 전체 규칙 2개 중 첫번째 규칙을 설정하는 화면으로써 내부와 외부 사용자를 어떻게 선정하느냐에 따라서 다른 조합이 필요 할 수 있습니다.

[그림4]

두번째 규칙으로 실제 법률 문구를 입력할 수 있는 규칙 입니다. 다만 Text 형태로 삽입을 권장 드리며, 이미지 삽입은 Html 형태로 외부 이미지를 링크를 걸어야 합니다. 국내 대부분 메일 서버는 이미지 삽입에 대해서 스팸 처리를 많이 하기 때문에 가능하다면 Text 형태로 삽입을 권장 드립니다.

[그림5]

가장 신경을 많이 써야하는 부분으로 예외 처리를 항목 입니다. 이부분은 각 업체별로 예외 처리를 어떻게 할것인지에 대해서 많은 고민을 해봐야 하는 부분이고, 또한 내부 권력자(?)에 따라서 변화 무쌍하게 변화가 있을 수 있는 규칙이니 내부 관리자분들이 가장 신경을 써야 할 부분 일겁니다.